Als Management Ondersteuner ben je de proactieve steun en toeverlaat van de directeur en het MT. 

Wat vragen we van je?

Je verzorgt zelfstandig diverse secretariaatswerkzaamheden waaronder agendabeheer en -planning, voorbereiding en opvolging van afspraken, verslaglegging MT-, OR- en RvT-vergaderingen, zorgvuldige afhandeling van correspondentie op directieniveau en beheer (digitaal) archief. 

Je bereidt (management) rapportages en beleidsstukken voor en je begeleidt de cyclus van subsidieverantwoording qua inhoud en proces. Tenslotte zorg je ervoor dat de interne communicatie vanuit de directie zo effectief mogelijk verloopt. Je werkt daartoe nauw samen met het team van Marketing en Communicatie. 

Wat maak jij ervan?

• Je ontzorgt de directeur en het MT door secretariële en organisatorische ondersteuning;
• Je verzorgt nauwgezette verslaglegging van verschillende interne overleggen van de directeur (o.a. MT, OR, RvT);
  
• Je voelt je prettig in een zelfstandige functie, waarbij een beroep wordt gedaan op je flexibiliteit en inlevingsvermogen;
  
• Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden, bent stressbestendig en kunt goed overzicht houden;
  
• Je overlegt regelmatig met de directeur;
  
• Je bent integer en gewend met vertrouwelijke informatie om te gaan;
  
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend.
  

Wat neem je mee?

• Je hebt een afgeronde HBO opleiding, bij voorkeur secretarieel
• Je hebt ruime ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving
• Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden en een flexibele instelling
• Je blijft bij tegenslagen creatief naar oplossingen zoeken vanuit de gedachte “hoe kan het wel?”.
• Je hebt kennis van en ervaring met relevante kantoorapplicaties
  

Je start met een dienstverband voor een jaar. Het salaris is gebaseerd op schaal 7 van de Cao voor Openbare Bibliotheken, minimaal € 2711 en maximaal € 3552 bij een voltijds dienstverband en is afhankelijk van kennis, ervaring en de dienstomvang per week.

We zijn uitdrukkelijk op zoek naar kandidaten die qua netwerk, ideeën en/of achtergrond een verrijking voor ons zijn. Je talent vinden we belangrijker dan je gender, afkomst, leeftijd, geaardheid of eventuele handicap. Je brengt een frisse blik en hebt het vermogen om vraagstukken te benaderen vanuit verschillende (culturele) invalshoeken.

Interesse?
Mail dan jouw motivatiebrief t.a.v. Irene van Heerde, waarnemend directeur en stuur die samen met je CV uiterlijk 29 september 2024 aan sollicitatie@debibliotheekamstelland.nl.

Inhoudelijke informatie kun je inwinnen op 16 september om 11 uur, 17 september om 9 uur, 19 september om 12 uur en 23 september om 13 uur bij Irene van Heerde via tel. 06-11 905953.

De eerste gespreksronde vindt plaats in de week van 7 oktober. Als je daarvoor wordt uitgenodigd, ontvang je daarover bericht.
De tweede gesprekken vinden plaats in de week van 14 oktober.

Tenslotte nog even kort over ons

De Bibliotheek Amstelland is het platform voor kennis en cultuur in de regio Amstelveen, Aalsmeer en Uithoorn. De Bibliotheek Amstelland is 7 dagen per week open, heeft 4 vestigingen in 3 gemeenten, ontvangt zo’n 700.000 bezoekers per jaar, heeft ruim 36.000 leden, een uitgebreid lesprogramma en een omvangrijke programmering van sociale en culturele activiteiten voor jong en oud. Wij verbeteren ons continu om van waarde te zijn en te blijven in een snel veranderende omgeving. En we zijn ambitieus: we streven naar een 9+ ervaring voor onze klanten. We zijn een plek waar iedereen zich thuis voelt en graag komt voor inspiratie, plezier en ontmoeting. Meer weten? Neem een kijkje op www.debibliotheekamstelland.nl
Wij werven zelf, acquisitie wordt niet op prijs gesteld.